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四川百盛德科技有限公司:百盛车辆挂靠管理系统
字号:T|T 2015年10月22日14:08     四川百盛德科技有限公司
  • 四川省阆中市泰安运业有限责任公司是一家集客货运输、汽车销售、汽修汽配等相关业务为一体的多元化公司。该公司上年度收入298.80元,主营收入298.8万元,资产总计80万元。近年来坚持深化公司改革,改变单一经济,实行多业并举,渐渐步入健康发展的轨道,至今为止该公司在全川各地拥有6家地级分公司。

一.应用企业简况:

四川省阆中市泰安运业有限责任公司是一家集客货运输、汽车销售、汽修汽配等相关业务为一体的多元化公司。该公司上年度收入298.80元,主营收入298.8万元,资产总计80万元。近年来坚持深化公司改革,改变单一经济,实行多业并举,渐渐步入健康发展的轨道,至今为止该公司在全川各地拥有6家地级分公司。

其公司管辖车辆共计861辆,其中挂靠车辆662辆,是一家比较大的运输企业,运输业务遍布全国各地。在没有使用管理软件管理之前,该公司拥有400多辆车,仅处理挂靠车辆相关业务的管理人员及业务人员就有十几个人,但是这多业务人员,还是忙不过来。导致业务办理不及时,客户流失等问题,每年30几个客户的流失量比新挂靠量还高,于是迫于集团的压力,该公司必须要利用信息技术对挂靠业务进行单独管理。

二.企业在实施信息化之前存在的问题:

在与公司管理层沟通过程中,发现了公司很多管理都还处于传统的管理模式,一大群人围着几百辆车的挂靠资料忙碌,每天就是在不停的填资料,找资料,印资料和改资料。不仅浪费了大量的人力物力,还让客户对公司产生不信任感。我们深入该公司内部了解到他们存在以下这些问题:

1、车辆的挂靠信息管理困难:公司几乎有90%的车辆都是挂靠经营的形式进行运输业务,所有挂靠资料都是通过电子表格管理管理,15张电子表格,相互之间都有嵌套。每天都需要手工来查找和统计数字,不仅工作量大、效率低,还经常出现数据出错、成本浪费、工作延误。

2、业务到期提醒不到位:对于挂靠车辆而言,保险信息、二级维护、运营证、年审、驾驶证以及车主欠费还款等需要及时了解是否到期,但在客户的实际管理过程中,这些信息都不在一个表中,每天要在600多辆车的信息中查找要到期的车辆信息,然后筛选打印出来一个个打电话通知。

3、到期业务处理不及时:对于没能及时协助处理的到期业务,没有再继续提醒同时又忘了做好备注,等过一段时间后,发现每个月至少有20%的车辆没有及时处理。导致客户的不满意,同时公司又要承担补办所带来的工作量。

4、财务漏洞大,收入支出不清楚:公司除了日常的运输业务盈利以外,还通过收取挂靠管理费、服务费以及代办业务的中间费,近1000台车的服务费和管理费,每天都是几百万的收入,但在实际的管理过程中,经常出现漏收或者是少收,对于公司都是很大的损失。如果有遇到车主欠款赖账的,根本无法及时处理,年底查账总有很多问题,甚至差额达到3万以上。

 

三.系统解决方案:

以上问题主要是因为没有公司对企业信息化没有引起足够重视,如果庞大的挂靠业务没有使用任何管理系统支撑。针对这些问题,再结合我们百盛车辆挂靠管理系统核心管理思想和具体管理功能,帮助该公司建立起了一套完善的管理体系和管理流程,从根上解决了他们管理问题。

首先,我们车辆挂靠管理系统恰恰符合他们对于挂靠车辆业务管理流程的要求。从挂靠的资料来讲,丰富的登记资料,从车主证件资料、通讯方式到司机的驾驶证、行驶证、身份证等一应俱全,保证了在出现相关事故的时候,能够规避因车主或司机逃避而公司需被迫承担责任的风险。并且在证件的管理上,不再依赖原始纸质复印件进行存档,而是将扫描复印件以电子档的形式存入管理系统中,这样就不必每次都从档案袋中查找复印,可以直接在管理软件中输入车牌号调出打印。

其次,对于业务到期处理的管理,产品本身提供的信息提醒功能就可以解决挂靠车辆到期业务提醒不到位的问题,根据他们实际业务情况,设置了提前15天提醒,这样系统每天就会自动提醒哪些车辆的某个业务到期了。针对他们每天忙碌打电话的问题,我们提供了短信群发功能,通过短信平台,可以一键发送信息给客户,除了业务到期的提醒和费用到期的提醒以外,还加入了车主生日、节假日短信问候功能,体现了公司的贴心服务及关怀客户的态度。

再次,我们在财务费用管理上,做了更加严谨合理的功能开发,特别是对于他们按年收取一定管理费的需求,通过系统中服务费管理功能解决了这一问题,并且形成了收费报表,车主欠费报表以及公司财务收支报表。通过报表,公司管理层可以随时知有哪些车主没有交管理费,每个车主的借款还款情况,对公司收支一目了然。

系统实施过程:

在正式实施之前,对公司的环境做了分析,包括网络环境,计算机状况,办公环境等等,通过查看和评估后,发现由于该公司之前对信息化的认识不足,公司就4台电脑,其中2台比较老旧。于是根据我们的软件环境要求与公司领导进行沟通,重新部署了1台服务器,2台PC机,并且对局域网的网络进行改造升级。能够达到同时使用5个客户端进行操作。

首先我们根据实际情况对系统的数据字典和流程配置进行了规划,比如部门的设置,操作人员权限的设置。明确了每个操作员的责任、管理流程与操作系统的权限。业务员有编辑权限,主管有审核权限,副总及总经理拥有删除权限。

在实施阶段,该公司很多员工有抵触情绪,不愿意使用管理系统,因为觉得操作麻烦,习惯于纸质文档和电子表格管理,就拿管理资料的文员来说,认为这样大规模的录入资料很麻烦。在实施过程中很不顺利,导致系统迟迟不能上线。通过沟通之后,我们针对所有员工进行了一次一天的现场演示培训,并通过我们的试用版进行实际的操作演练,做到每一步都模拟真实的业务操作;并且第一次使用了我们的视频培训教程辅导培训。

与此同时,我们也发现该公司所有的挂靠车辆信息管理都不到位,挂靠资料也不完整,有的缺少行驶证、有的缺少司机身份证资料,有的缺少保险资料,甚至还有相关证件、复印件丢失的档案。在和该公司领导沟通之后,为实现公司信息化战略的第一步,领导要求强制录入,并且在录入过程中与车主联系来完善资料。录入完成之后对基础数据进行备份,让所有部门进行试用,一周的总结和调整之后,针对个别操作人员的权限进行了微调,系统顺利上线,并且上线后的第一个月,到期业务就及时快速地办理完成了,没有出现漏办或者费用漏收的情况。

 

四.效益分析与评估:

该客户上线一年,业务办理能力就提高了45%,车主投诉也减少了72%。到目前为止该客户公司已经使用了百盛车辆挂靠管理系统5年了,在这期间没有出现过因为业务办理不及时,服务不到位而让车主流失的情况,并且每年以20辆车的速度增长。在车辆增加的同时,人员却没有增加,每年为公司节约了进10万的成本。在财务的管理上,堵住了相关操作人员暗箱操作,钻漏洞谋取个人利益的问题。

在使用的过程中,根据客户管理上的需求和发展对产品进行了定制化的调整,比如增加了银行贷款管理,因为该公司涉及到车主借款问题,这样既服务了车主,同时也为公司增加了收入项目,但是遇到有车主还款不及时或者还款后没有登记的,针对这种情况我们在新的版本中加入借款还款管理;同时增加了运费结算管理和司机费用的管理。

五.信息化实施过程中的主要体会、经验与教训

通过对改客户的实施,我们也吸取到了很多经验,比如,要根据客户的实际情况合理的做好规划方案,能够使运输挂靠企业不需要花太多的额外投入,包括人力、物力、财力,即可实现企业的信息化管理。

我们针对该客户这几年使用过程中提出的需求进行了调研,发现很多公司在发展的过程中都有相同的需求,我们认为这是管理软件发展的趋势,同时也让我们意识到要紧跟客户的发展而发展,抓住用户最实际的需求。接下来,我们会针对这种集团化,规范化的企业进行版本调整,并会加入驾驶员安全提醒与培训,交通违章信息推送与提醒功能,让运输挂靠公司能从容应对因驾驶员、车主对安全意识和法律法规认识不到位而带来的安全管理问题。

随着运输公司业务的不断发展,很多公司的业务不仅仅只满足于挂靠资料的登记,挂靠业务的办理,而是需要实现产业化、生态化、和集团化,所以我们会针对客户的需求进行实际的调研和模式,实现车辆管理系统的移动化、集团化的和集成化。提供根据实际需求可配置化的解决方案,实现快速部署,快速入手,快速实现收益的目的。

在推进运输行业信息化的道路上,遇到各种各样的阻力,包括运输行业各运输公司管理模式不尽相同,管理层对信息化和使用技术解决管理问题的不重视,业务人员素质参差不齐等等问题都使得这些企业在管理上存在很多漏洞。前段时间成都一家物流运输公司就因为管理不严,导致出现重大交通事故,使得司机、车主以及运输公司法人都被刑拘。3死2伤的重大事故导致公司几近破产,究其原因在于运输公司没有使用专业的挂靠管理系统进行信息化的提醒,让车主疏于日常保养和保险办理。如果信息提醒及时有效,保险业务处理及时规范,像本文中的企业一样企业信息化管理应用到位,那么久不会有那么大的损失了。所以我们倡导运输行业要积极利用信息化管理系统,这样才能提高竞争力,提高效益,同时也能推动中国的物流运输业向前发展!